Calendario de Tareas Programables

Posted on jueves, octubre 14, 2010 by Pedro Wave

Ahora que ha comenzado el curso escolar y laboral para la mayoría es mejor programar las tareas en un calendario como el que acabo de preparar en Excel 2007.

Cuando diseño calendarios en Excel siempre uso el formato de fecha en las celdas para obtener ventajas en su manipulación (conversión a los días de la semana, los nombres de los meses del año, operaciones con fechas, traducción automática, etc.), como muestro en el siguiente vídeo que, aunque está hecho con Excel 2010, puede servir de explicación para otras versiones anteriores, aunque no soporten tantos formatos condicionales:



Este calendario se puede traducir a varios idiomas, escribiendo en la hoja de "Idiomas" los textos y buscándolos con la siguiente fórmula:

estando definidos en el Administrador de nombres:
Langs =Idiomas!$1:$1 (los distintos idiomas en la fila 1)
Trans =Idiomas!$A:$Z (las traducciones de cada idioma en las columnas A a Z)

Por ejemplo, para:
Idiomas!$A$19 = New Year (en inglés)
Se traduce por:
Idiomas!$B$19 = Año Nuevo (en español)

El idioma se elige en el desplegable de la celda R2 de la hoja "Cal": English o Español.
Se pueden incluir más idiomas en la hoja de "Idiomas" en las columnas C y siguientes.

Lo más difícil ha sido Encontrar los números de tareas en rangos de fechas solapados, pero con la ayuda de los foreros de AyudaExcel he podido solucionarlo con esta fórmula y sin celdas auxiliares siempre que sólo busque un número limitado de tareas solapadas (resuelto para 4 números de tarea):


Introduce la fórmula matricial presionando a la vez las teclas  Ctrl+Shift+Enter

En el calendario he programado los días de fiesta en Zaragoza y Estados Unidos y, como tareas, las Fiestas del Pilar y se pueden añadir o eliminar fiestas y tareas individualmente en las hojas de "Fechas" y "Tareas", respectivamente.

Descarga el fichero desde el icono (Sites Google) o desde el enlace (Microsoft OneDrive)

Calendario de Tareas Programables-PW2.xlsx

Calendario de Tareas Programables-PW3.xlsx

Calendario de Tareas Programables-PW4.xlsx

Actualización 12-03-2013: La versión PW2 de este calendario en la hoja del mes muestra dos eventos o aniversarios para el mismo día de la hoja de fechas, marcando el día con el color del primer evento. La versión PW3 muestra hasta 5 eventos por día con las columnas auxiliares G:K en la hoja de fechas.

Actualización 19-09-2013: La versión PW4 muestra los nombres de las tareas en la hoja "Mes".

Para saber más sobre fórmulas matriciales se pueden consultar las páginas de estos dos grandes expertos en Excel:
cpearson.com - Tables And Lookups
jldexcelsp - usar buscarv excel en listas

English translation of this post here.

23 Response to "Calendario de Tareas Programables"

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chobo Says....

Hola buen día, me pareció excelente tu calendario no sé si tengas de casualidad alguno que nos permita también agregar eventos en el mismo día pero a diferente hora algo así como para un consultorio saber cuando tenemos una cita cuando finaliza y si inicia después de la anterior muchas gracias espero obtener respuesta.

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Pedro Wave Says....

Hola chobo, hace tiempo que no me dedico a los calendarios, aunque nunca se sabe si tendré tiempo algún día.

Mientras tanto, busca alguna plantilla en la siguiente página que puede que te sirva:
Plantillas Excel

También puedes consultar en algún foro de ayuda como:
Ayuda Excel

Muchas gracias por tu interés por mis calendarios y espero que te guste mi blog.

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Pedro Wave Says....

He modificado la plantilla PW2 para mostrar dos eventos cada dia. La solución general de más de dos eventos por día es un poco más laboriosa (cuando tenga tiempo la abordaré) y pasa por usar las fórmulas matriciales que indico en los enlaces a estos dos grandes maestros, Chip Pearson y Jorge L. Dunkelman.

He subido la versión PW3 que, con la ayuda de columnas auxiliares, muestra hasta 5 eventos en el mismo día. Es fácil modificarla para incluir más eventos añadiendo más columnas auxiliares, aunque habrá que disminuir el tipo de letra en el calendario mensual.

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Luis Gerardo Says....

no puedo bajarlo cuando intento me dice Servicio no Disponible y me gustaría que si puedes me lo envíes a mi correo gbermudez40@hotmail.com, quedare muy agradecido.

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Romina González Says....

hola , sabes no he podido descargar el calendario me sale error, podrías corregir eso, me ayudaría mucho tu trabajo

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Pedro Wave Says....

Hola @Romina y @Luis,

Loa archivos están en la nube de Microsoft, que el mes pasado se llamaba Skydrive y ahora es OneDrive. Ya he cambiado el dominio a: onedrive.live.com por lo que ya podréis bajarlos.

Si aún queda algún enlace incorrecto me lo decís y lo cambiaré.

Gracias por leerme.

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Fernando Vega Says....

hola felicitaciones por el trabajo realizado con el calendario, estoy utilizando la versión calendario de tareas programables PW4 (1) y cuando llego a la tarea 56, de ahí en adelante las copio pero no se leen en el calendarios cada mes, te agradecería tu ayuda con este tema. mil gracias.

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Pedro Wave Says....

Hola Fernando, para añadir más de 50 tareas, puedes arrastrar las dos últimas hacia abajo (o copiarlas numerando los números de tarea consecutivamente) y debes modificar los rangos de las variables que comienzan por "Task..." en el "Administrador de nombres" (lee cómo hacerlo aquí

Debes modificar cada uno de los nombres que comienzan por "Task...", por ejemplo:
=Tareas!$G$2:$G$51
Si se llega a 100 tareas, sustituirlo por:
=Tareas!$G$2:$G$101

Espero que con esta explicación puedas seguir utilizando mi calendario para muchas más tareas... Un saludo.

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Camilo E Alzate G Says....

Hola, lo primero felicitarlo por este "excel"ente calendario, lo descargue y empiezo a usarlo pero tengo un inconveniente con el numero de tareas que me muestra, no lo gro que aparezcan mas de 4, como puedo solucionar esto?

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Pedro Wave Says....

Hola Camilo, si has leído el artículo de arriba a abajo habrás visto que, para no complicar la fórmula, se ha limitado a 4 el número de tareas solapadas. ¿Cuántas tareas necesitas?

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Camilo E Alzate G Says....

Hola Pedro, gracias por tu respuesta, efectivamente me he dado cuento de la limitación que tiene inicialmente la formula; pero con un poco de aplicación y esfuerzo he logrado usarla con 8 tareas, y me funciona por ahora muy bien. Por otro lado, tengo una columna de hora para la tarea y he estado pensando como hacer que estas se ordenen de acuerdo a la hora de realización pero no he podido.

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Pedro Wave Says....

Hola Camilo, ¡¡¡ expléndido !!! me has ahorrado tener que aumentar el número de tareas.

¿Por qué no compartes tu fórmula para 8 tareas en un comentario?

Las tareas son diarias y lo que pretendes con las horas de las tareas se escapa del ámbito de este artículo. Si quieres ayuda personalizada solicítala rellenando el formulario de contacto que se encuentra arriba a la derecha de este blog.

Encantado de tener lectores como tú.
Un saludo.

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Camilo E Alzate G Says....

Pedro, claro que la comparto, no hice nada nuevo, solo aumente los niveles usando la misma formula:

=SI(O(Cal!$G$2=Cal!$G$3;Y(DIASEM(C9)>1;DIASEM(C9)<7));
SUSTITUIR(SUSTITUIR(DESREF(Tareas!$C$1;K.ESIMO.MAYOR(SI(C9>=TaskStart;SI(C9<=TaskEnd;TaskNum;0);0);8);0)
&"
"&DESREF(Tareas!$C$1;K.ESIMO.MAYOR(SI(C9>=TaskStart;SI(C9<=TaskEnd;TaskNum;0);0);7);0)
&"
"&DESREF(Tareas!$C$1;K.ESIMO.MAYOR(SI(C9>=TaskStart;SI(C9<=TaskEnd;TaskNum;0);0);6);0)
&"
"&DESREF(Tareas!$C$1;K.ESIMO.MAYOR(SI(C9>=TaskStart;SI(C9<=TaskEnd;TaskNum;0);0);5);0)
&"
"&DESREF(Tareas!$C$1;K.ESIMO.MAYOR(SI(C9>=TaskStart;SI(C9<=TaskEnd;TaskNum;0);0);4);0)
&"
"&DESREF(Tareas!$C$1;K.ESIMO.MAYOR(SI(C9>=TaskStart;SI(C9<=TaskEnd;TaskNum;0);0);3);0)
&"
"&DESREF(Tareas!$C$1;K.ESIMO.MAYOR(SI(C9>=TaskStart;SI(C9<=TaskEnd;TaskNum;0);0);2);0)
&"
"&DESREF(Tareas!$C$1;K.ESIMO.MAYOR(SI(C9>=TaskStart;SI(C9<=TaskEnd;TaskNum;0);0);1);0)
&"
";"0,";"");Tareas!$C$1&"
";"");"")&SI(CONTAR.SI(Holidays;C9)>0;BUSCARV(C9;HolidaysColor;8;FALSO);"")

Y al final se ingresa como formula matricial (CTRL + SHIFT + ENTER)

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Anónimo Says....

Hola:
aun estas atento a este blog como puedo modificar una vez escrita la tarea por ejemplo si no le agregue una fecha o algun dato mas no me deja modificar saludos

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Pedro Wave Says....

Hola, estas plantillas no están protegidas por lo que se pueden modificar las tareas sin problemas. Si has hecho algún cambio sin querer, prueba con una nueva descarga del último fichero Calendario de Tareas Programables-PW4.xlsx

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Mauricio Arreola Says....

hola a todos, soy nuevo en esto, me encontre con este recurso valioso y de verdad estoy muy agradecido con ustedes por realizar un aporte tan significativo para toda la comunidad, sin embargo tengo una duda (muy amateur) se puede cambiar el color de sombreado de la hoja de Tareas, me gustaria ponerlo en un color mas claro por que me es dificil leer el color morado o incluso el color de la fuente, alguien quien me pueda ayudar con eso??? por favor

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Camilo E Alzate G Says....

Hola Mauricio, el cambio de color que deseas realizar lo puedes hacer por "Formato Condicional" y allí seleccionas "Administrar reglas..."

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Anónimo Says....

Me encanto, tengo un trabajo similar pero no incluye lo de los horarios de verano gracias por compartir, esto me permitira hacer trabajos más personalizados y elaborados con calendarios. Saludos desde México.

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Pedro Wave Says....

La potencia de cálculo de Excel permite hacer calendarios perpetuos sin mucho esfuerzo
esfuerzo aunque, si se quiere, se pueden elaborar calendarios muy complejos.
Busca en mi blog por calendario y encontrarás muchos ejemplos diferentes.
Un cordial saludo para México.

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Alejandro Cruz Says....

Hola. Me gustaría poder reflejar el contenido de una lista de tareas en el calendario, tal cual lo hace el archivo. ¿Cómo lo puedo desarrollar? El libro que publicaste está genial y muy completo, pero me interesa aprender de ti este tema para un trabajo más sencillo. Gracias de antemano.

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Javier Ocando Says....

Hola. Pedro un placer haber descargado este "Calendario de Tareas Programables-PW4.xlsx" me parece un excelente trabajo, el cual lo adapté a mis necesidades, sin embargo no me permite mostrar mas de 269 registros de "Fechas" en el "Calendario", intento ampliar el rango de lectura para la hoja "Fechas" pero no encuentro la manera como hacerlo, me puedes ayudar y Gracias por compartir este trabajo.

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